Auswertung & Kalkulation
Hat sich der Abend gelohnt?
Die Frage ist alt, die Antwort war immer eine Tabellenkalkulation. Hier entsteht sie aus den Daten, die ohnehin da sind – ohne dass jemand sie ein zweites Mal eintippt.
Zwei Fragen, zwei Auswertungen
Die eine Frage stellt sich am Morgen nach dem Abend: Hat sich das gelohnt? Die andere stellt sich im Januar: Trägt das Haus? Dieselben Zahlen, zwei Zuschnitte – und zwei verschiedene Entscheidungen.
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Veranstaltungsbasiert
Ein Abend, von allen Seiten. Für die Frage, ob das nächste Angebot so aussehen darf wie dieses.
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Jährlich
Zwölf Monate im selben Schnitt. Für die Frage, ob Preise, Besetzung und Fixkosten zueinander passen.
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Gleiche Quelle
Beide rechnen aus denselben Stempelungen, Rechnungen und Belegen. Zwei Auswertungen, die sich widersprechen, gibt es nicht.
Veranstaltungsbasiert
Der einzelne Abend
Oben steht, was hereinkam. Darunter, was es gekostet hat – Wareneinsatz, Personal nach Abteilung, anteilige Fixkosten. Unten steht die Zahl, nach der man entscheidet.
Dafür ist sie da
- Die Preisfrage. Ob die Saalmiete den Aufwand deckt – und ob der Rabatt vom letzten Mal noch tragbar war.
- Die Besetzungsfrage. Personalkosten kommen aus den wirklich gestempelten Stunden, nicht aus dem Dienstplan. Wer zwei Stunden länger blieb, steht auch mit zwei Stunden drin.
- Der Streitfall. Jede Summe lässt sich aufklappen – bis zur einzelnen Stempelung und zur einzelnen Rechnung. Wer eine Zahl nicht glaubt, kann nachsehen statt nachfragen.
Das beantwortet sie nicht
- Ob der Abend ausgelastet war. Sie rechnet, was stattgefunden hat. Dass der Saal 200 Plätze hat und 140 besetzt waren, steht hier nicht.
- Was ein Abend kosten darf. Sie rechnet nach, nicht vor. Die Kalkulation vorab bleibt eine Entscheidung – diese Seite sagt hinterher, ob sie richtig war.
- Einen Monat ohne Veranstaltungen. Fixkosten laufen weiter, auch wenn nichts stattfindet. Das sieht man erst im Jahr.
Jährlich
Das ganze Jahr
Derselbe Aufbau, zwölf Monate zusammengezogen. Hier wird sichtbar, was im einzelnen Abend untergeht: wie schwer das Personal wiegt, was die Saison macht, und wie viel vom Umsatz bis unten durchkommt.
Dafür ist sie da
- Das Gespräch mit der Bank. Umsatz, Kostenblöcke und Ergebnis auf einem Blatt – mit der Aufschlüsselung dahinter, wenn jemand nachhakt.
- Die Personalfrage. Festangestellte und Minijobber getrennt, je Abteilung. Wer wissen will, ob eine feste Kraft billiger wäre als vier Aushilfen, sieht hier beide Seiten.
- Die Saison. Monat für Monat im selben Schnitt. Der schwache März fällt auf, bevor er sich wiederholt.
Das beantwortet sie nicht
- Die Steuererklärung. Das ist eine betriebliche Auswertung, kein Jahresabschluss. Abschreibungen, Rückstellungen und die steuerliche Sicht macht weiterhin das Steuerbüro.
- Was gerade passiert. Sie schaut zurück. Für die laufende Woche ist das Dashboard zuständig.
- Warum ein Monat ausreißt. Sie zeigt, dass der Mai anders war. Woran es lag, steht in der Auswertung des einzelnen Abends.
Zwei Zahlen, einmal erklärt
In beiden Auswertungen stehen dieselben zwei Zwischensummen. Sie klingen nach Betriebswirtschaft, meinen aber etwas sehr Einfaches.
- DB1
- Was übrig bleibt, wenn man abzieht, was nur wegen dieses Abends angefallen ist: Wareneinsatz, Aushilfen, Technik.
- DB2
- Was übrig bleibt, nachdem auch Miete und feste Gehälter bezahlt sind – die Zahl, die am Ende zählt.
- je Abteilung
- Küche, Service, Technik und Reinigung werden getrennt ausgewiesen. Sonst weiß man, dass Personal teuer war, aber nicht wo.
Woher die Zahlen kommen
Sie werden nicht neu erfunden. Dieselbe Stempelung, die der Mitarbeiter am Telefon gesetzt hat, trägt die Personalkosten des Abends. Dieselbe Rechnung, die der Kunde bekommen hat, trägt den Erlös. Derselbe Lieferschein, der im Einkauf erfasst wurde, trägt den Wareneinsatz.
Personalkosten entstehen aus den gestempelten Stunden, dem Stundenlohn und dem hinterlegten Aufschlag für Lohnnebenkosten – bei Festangestellten anteilig aus Monatsgehalt und Wochenarbeitszeit. Niemand trägt eine Zahl ein, die es schon gibt.
- Stunden. Aus der Zeiterfassung, nicht aus dem Plan.
- Erlöse. Aus Ausgangsrechnungen und dem Bonierkassenabschluss.
- Wareneinsatz. Aus Eingangsrechnungen und Einkäufen, nach Kostenstelle getrennt.
- Fixkosten. Aus dem Monatsabschluss – Miete, Energie, Versicherungen.
Dashboard
Nach dem Anmelden steht da, was ansteht: Veranstaltungen, offene Belege, der Stand des Monats. Von dort geht es weiter – nicht durch drei Menüs.