Angebot, Auftrag, Rechnung
Geschrieben, wie es gedruckt wird.
Kein Formular, das später ein PDF ausspuckt: Angebot und Rechnung entstehen im eigenen Briefpapier, Zeile für Zeile an der Stelle, an der sie auch gedruckt stehen.
Angebot
Vom leeren Blatt zum fertigen Angebot
Kunde, zehn Positionen, ein Kapitel, ein geänderter Steuersatz, eine geänderte Menge. Reicht der Platz nicht, beginnt Seite zwei – genau wie später im PDF.
Vorab
Was dazugehört
Der Weg
So entsteht ein Angebot
Sechs Handgriffe, und jeder passiert auf dem Blatt selbst. Daneben steht jeweils, wie es dabei aussieht.
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1 Anschrift
Die Adresse ist ein Knopf
Ein Klick in das Anschriftenfeld öffnet die Kundensuche. Zwei Buchstaben genügen; mit der Wahl stehen Firma, Ansprechpartner, Straße und Kundennummer im Brief – aus dem Stamm, nicht abgetippt.
Rechts daneben liegt die Akte: Vorgangstitel, Notizen, Zahlungsmodalität. Was dort steht, wird nicht gedruckt.
Links das Blatt, rechts die Akte – getrennt, weil das eine gedruckt wird und das andere nicht. -
2 Position
Gesucht wird dort, wo geschrieben wird
In das Bezeichnungsfeld tippen heißt zugleich im Artikelstamm suchen. Nach drei, vier Buchstaben steht der Treffer darunter.
Die Wahl bringt mit, was hinterlegt ist: Einheit, Menge, Preis und die Beschreibung, die unter der Position steht. Ändern lässt sich danach alles – es ist ja nur Text auf einem Blatt.
„Saal“ getippt – kein zweites Fenster, keine Artikelsuche an anderer Stelle. -
3 Gliederung
Kapitel, und jede Zeile mit ihrem Steuersatz
Ein langes Angebot wird gegliedert: Kapitel stehen größer und schwerer, die Nummern laufen mit – 1.1, 1.2, dann 2.1. Eine Zwischensumme rechnet bis zur Zeile, an der sie steht.
Der Steuersatz hängt an der Position, nicht am Beleg: Speisen 7 %, Technik 19 %. Unter der Summe steht später jeder Satz einzeln.
Kapitel 2 beginnt, die Nummerierung zählt mit – und das Buffet steht mit 7 % da, die Technik mit 19 %. -
4 Das Blatt
Immer der fertige Beleg
Es gibt keine getrennte Vorschau, weil es keine braucht. Briefkopf, Anrede, Einleitung, Tabelle, Summen, Zahlungsziel und Gruß stehen die ganze Zeit da, wo sie auch gedruckt werden.
Wer schreibt, sieht, was der Kunde sieht – samt Rabatten, Beschreibungen und der Zahlungsbedingung, die unter dem Beleg steht.
Ein Blatt, kein Formular. Oben rechts zählt die Seitenzahl schon mit: 1 von 2. -
5 Umbruch
Seite zwei entsteht hier
Läuft es über, beginnt eine zweite Seite – mit Briefkopf, Belegnummer, „2 von 2“ und dem Tabellenkopf, genau wie im Druck.
Das ist kein Nachbau: Die Maße des Blattes sind dieselben, mit denen das PDF gesetzt wird. Was am Bildschirm auf Seite zwei rutscht, rutscht auch im PDF dorthin.
Zweite Seite, eigener Briefkopf, Tabellenkopf wiederholt – ohne dass jemand etwas dafür tun musste. -
6 Summen
Jeder Satz einzeln ausgewiesen
Unter der letzten Position steht die Nettosumme, darunter jeder Steuersatz mit seinem Betrag und dann der Bruttobetrag. Beim Privatkunden steht es umgekehrt: brutto mit „davon“.
Darunter die Zahlungsbedingung im Wortlaut – aus den Stammdaten, für diesen einen Beleg änderbar.
7 % und 19 % getrennt – weil die Frage danach sicher kommt.
Ohne Zusatzschritt
Die E-Rechnung entsteht beim Anlegen
Beim Anlegen ist die Rechnung schon eine E-Rechnung: ein PDF, das die Rechnungsdaten im Format ZUGFeRD mitbringt. Kein Haken, kein Export, kein zweites Programm.
Damit kommt sie bei öffentlichen Auftraggebern und bei Firmen durch, die E-Rechnungen verlangen – und beim Empfänger landet sie nicht als Anhang, den jemand abtippen muss.
- ZUGFeRD
- das Format, das die Gegenseite erwartet
- ohne Haken
- kein Export, kein zweites Programm
- beim Anlegen
- nicht erst beim Versand
Angebot, Auftrag, Rechnung
Der Weg eines Vorgangs
Drei Belege, ein Blatt. Was einmal geschrieben wurde, wird nicht noch einmal getippt.
- Storno als Stornorechnung, nicht als Löschung.
- Bar bezahlt angelegt? Die Einnahme steht sofort im Kassenbuch.
- Versand per Mail aus dem Beleg heraus, mit Anhang.
- Zahlungsmodalitäten gepflegt unter System – inklusive Anzahlungssätzen.
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Angebot
Mit oder ohne Veranstaltung. Zahlungsmodalität aus den Stammdaten, der Text auf dem Beleg bei Bedarf für diesen einen Fall geändert.
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Auftrag
Entsteht aus dem Angebot und ist schreibgeschützt. Dasselbe Blatt, nur zum Ansehen: kein Feld, kein Werkzeug, keine Versuchung.
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Rechnung
Aus dem Auftrag, mit Anzahlung und Schlussrechnung, wenn die Modalität das vorsieht. Oder frei, ganz ohne Veranstaltung.
Die Akte
Was nicht auf dem Beleg steht
Vorgangstitel, Einleitung und Hinweise bleiben in der Akte und stehen rechts neben dem Blatt – nicht zwischen den Feldern, die gedruckt werden. Wer schreibt, soll sehen, was der Kunde sieht.