Veranstaltungen
Der Abend, an dem alles hängt.
Räume, Leistungen, Personal, Belege und Deckungsbeitrag hängen an einem Vorgang.
Vorher, nachher
- Raumkalender in Excel
- Datenblatt in Word
- Jede Änderung von Hand nach
Was der Technik gemailt wurde, weiß nur das Postfach.
- Alle Räume in einem Kalender
- Änderung wirkt sofort überall
- Datenblatt und Technik-Mail entstehen daraus
Jede Änderung steht im Log – mit Name und Zeit.
Anlegen und bearbeiten
Ein Formular, drei Spalten, kein Reiter zum Suchen. Links die Veranstaltung, in der Mitte Kunde und Paket, rechts Personal und Technik.
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Zeiten getrennt
Aufbau, Veranstaltung und Abbau getrennt. 18:00 bis 02:00 ist kein „ganztägig“.
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Räume und Konflikte
Mehrere pro Vorgang. Doppelbuchung zeigt das Gegenstück, Wartung belegt genauso.
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PAX als Spanne
Min und max statt einer Zahl – dazu Kunde, Ansprechpartner, Grund des Kommens.
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Schalter, die zählen
Geblockt sperrt den Zeitraum, anonymisiert blendet den Kunden aus, Stempeln erlauben gibt die Zeiterfassung frei.
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Pakete statt Preisliste
Inhalt kommt mit, Zusätze einzeln. Angebot und Auftrag ziehen nach – die Rechnung nie.
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Homepage ohne Zweitsystem
Bild, Galerie, Text und Ticket-Adresse hängen am Event.
Zwei Masken, eine Präferenz
Wer täglich Veranstaltungen anlegt, will alles auf einem Schirm. Wer es dreimal im Jahr tut, will geführt werden. Beides gibt es – und es ist eine Präferenz, keine Systemeinstellung: gespeichert im Browser, wer umstellt, stellt nur sich um.
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Bearbeiten: Bereiche
Bereiche links, Felder rechts. Kein Ablauf – wer eine Uhrzeit korrigiert, springt direkt hin.
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Bearbeiten: klassisch
Alle Bereiche in drei Spalten untereinander – der gewohnte Stand, für alle da, die ihn kennen.
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Anlegen: prozessorientiert
Vier Schritte – Veranstaltung, Zeitraum & Räume, Kunde & Leistungen, Organisation. Leere Pflichtfelder bekommen einen gelben Rahmen.
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Anlegen: klassisch
Drei Spalten, alles gleichzeitig sichtbar, in beliebiger Reihenfolge auszufüllen.
Datenblatt, Technik, Ablage
Ein Druck, ein Blatt – und die Technik weiß Bescheid.
- A4, einmal drucken. Datum, Firma, Kontakt, interne Infos, Personen pro Tag – darunter Raum, Aufbau, Veranstaltungszeit, Abbau und die Leistungen nach Gewerken zum Abhaken.
- Nichts zusätzlich pflegen. Das Blatt entsteht aus dem Vorgang. Nur der Einlass bleibt als Linie frei.
- Mail mit Anhang. Ist Technik angehakt, geht das Blatt raus – auch bei jeder Änderung an Zeit, Räumen, Personen oder Technikinfos.
- Nichts geht verloren. Eventkategorien und Räume mit Raumkosten, Notizen und Absprachen getrennt, Log am Vorgang, Archivieren statt Löschen.