Zeiterfassung & Stundenkonto
Die Stunde, die zählt.
Gestempelt wird dort, wo gearbeitet wird – am Telefon, mit einem Knopf. Gerechnet wird im Betrieb, einmal, für alle Ansichten gleich. Am Monatsende gibt es nichts zu diskutieren.
Warum das Geld kostet
Stundenzettel auf Papier sind nicht nur lästig. Sie kosten an drei Stellen – und zwar jeden Monat aufs Neue.
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Die Diskussion am Monatsende
Wer hat am Samstag bis wann gearbeitet? Ohne Beleg gewinnt die lautere Erinnerung. Mit Beleg gibt es die Frage nicht.
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Die vergessene Pause
Pflichtpausen sind Gesetz, nicht Verhandlungssache. Wer sie nachträglich einträgt, hat sie nicht gemacht – und steht bei einer Prüfung schlecht da.
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Die Zahl, die nirgends ankommt
Stunden auf Papier landen nicht in der Kalkulation. Also weiß niemand, was der Abend an Personal gekostet hat.
Für alle im Haus
So wird gestempelt
Ein Knopf auf dem Telefon. Mehr muss niemand lernen – auch nicht die Aushilfe, die dreimal im Jahr kommt.
Oben läuft die Zeit, darunter steht das eigene Konto und die letzten Stempelungen. Einstempeln, Pause, Ausstempeln – drei Knöpfe, keine Schulung.
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Worauf, nicht nur wann
Gestempelt wird auf eine Veranstaltung oder auf eine Tätigkeit – Reinigung, Lager, Büro. Beides geht zusammen: „Reinigung“ ist die Arbeit, „Sommerfest“ der Anlass. Deshalb weiß die Auswertung später, welcher Abend welche Stunden gekostet hat.
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Auch im Keller
Kein Empfang? Die App merkt sich den Zeitpunkt und schickt ihn, sobald wieder Netz da ist. Auf dem Bildschirm steht, wie viele Stempelungen noch unterwegs sind – niemand muss raten.
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Der Ort hängt am Eintrag
Gibt das Gerät ihn her, wandert der Standort mit. Im Stundenkonto steht er als kleine Karte – eingeklappt, bis jemand hinsehen will.
Im Browser
Was die Leitung sieht
Ein Tag, alle Leute, eine Tabelle. Kommen, Gehen, Pause, Arbeitszeit – und die Abweichung vom Soll, falls es eine gibt.
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Blau heißt: da war jemand
Im Kalender sind nur die Tage anwählbar, an denen gestempelt wurde. Wer einen Tag sucht, sieht sofort, ob es ihn gibt.
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Nach Abteilung filtern
Service, Küche, Technik, Reinigung – die letzte Wahl merkt sich die Maske. Wer immer dieselbe Abteilung prüft, stellt sie einmal ein.
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Lücken bleiben Lücken
Wer nicht da war, steht als „kein Eintrag“ da – nicht als Null. Eine Null sieht aus wie gearbeitet und nichts getan.
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Vergessen auszustempeln?
Niemand arbeitet 24 Stunden. Bleibt eine Stempelung offen, beendet der Betrieb sie und vermerkt es – damit es jemand richtigstellt, statt dass es stillschweigend in der Abrechnung steht.
Korrigieren
Eine Person, ein Tag, ein Protokoll
Korrigieren muss man können – sonst stimmt am Ende gar nichts. Die Frage ist nur, ob man es später noch sieht.
Dafür ist die Seite da
- Für jemanden ein- oder ausstempeln. Das Telefon ist im Spind, die Schicht läuft. Die Leitung kann es von hier aus erledigen – und es steht im Protokoll, dass sie es war.
- Eine Zeit richtigstellen. Ende korrigiert, Kategorie geändert: Vorher und Nachher stehen nebeneinander, mit Name und Uhrzeit.
- Eine Behauptung prüfen. Wer sagt, die Stunden stimmen nicht, bekommt hier die Antwort – ohne dass jemand im Ordner blättert.
Das ist bewusst nicht möglich
- Spurlos ändern. Jede Korrektur steht im Protokoll. Es gibt keinen Weg, eine Stempelung zu ändern, ohne dass es jemand sehen kann.
- Rückwirkend aufräumen. Der alte Wert bleibt stehen. Was einmal gestempelt wurde, lässt sich richtigstellen, aber nicht verschwinden lassen.
- Ohne Recht hineinsehen. Status, Ein- und Ausstempeln und das Protokoll gibt es nur für die Leitung. Wer nur seine eigenen Stunden sehen darf, sieht auch nur die.
Die Pause rechnet das Gesetz
Pflichtpausen sind keine Frage der Disziplin, sondern des Arbeitszeitgesetzes. Deshalb verlässt sich der Betrieb nicht darauf, dass jemand daran denkt.
Beim Ausstempeln prüft der Betrieb, wie lange gearbeitet und wie viel Pause selbst gestempelt wurde. Fehlt etwas, wird der Rest abgezogen – und zwar sichtbar: Die Arbeit endet früher, dahinter steht eine eigene Pausenzeile mit Vermerk. Nichts verschwindet still.
Bei Jugendlichen gilt die strengere Regel. Welche greift, entscheidet das Geburtsdatum am Mitarbeiter, nicht die Erinnerung der Schichtleitung.
- Abgezogen wird nie mehr, als in der letzten Arbeitszeit steckt.
- Selbst gestempelte Pausen werden angerechnet, nicht doppelt gezählt.
- Abschaltbar unter System, wenn der Betrieb es anders regelt.
Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich
Drei Arten, ein Konto – und überall dieselben Farben, in der App wie im Browser.
Urlaub und Freizeitausgleich werden am Telefon beantragt, die Leitung entscheidet. Eine Krankmeldung ist dagegen keine Bitte: Sie wirkt sofort, der Betrieb kürzt das Soll ab dem gemeldeten Tag. Gemeldet wird nur der Zeitraum – um den Rest kümmert sich der Betrieb.
Was genehmigt ist, zieht das Stundenkonto von selbst ab. Wer im Urlaub ist, sammelt deshalb keine Minusstunden: Das Monatssoll wird um diese Tage gekürzt.
- Freizeitausgleich kostet so viele Stunden, wie ein Arbeitstag lang ist – eingegeben wird nichts.
- Wie weit das Konto dabei ins Minus darf, steht unter System.
- Resturlaub steht dort, wo man Urlaub wählt – nicht nur eine Kachel weiter oben.
- Urlaub aus dem Vorjahr lässt sich übernehmen, mit Datum und im Protokoll.
- Grün
- Urlaub – in App und Browser dieselbe Farbe
- Rot
- Krankmeldung
- Violett
- Freizeitausgleich
Das Stundenkonto
Soll, Ist, Plus/Minus – und zu jeder Zahl der Weg, wie sie entstanden ist.
- Soll ab Eintritt. Wer im September anfängt, schuldet nicht das Soll von Januar bis August. Auch ein Eintritt mitten im Monat zählt nur anteilig.
- Soll-Kürzung aufgeschlüsselt. Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich stehen je Monat in Stunden und Tagen nebeneinander – mit ihren Farben.
- Zuschläge sichtbar. Nacht, Sonntag, Feiertag: Was gewährt wurde, steht im Konto, steuerfrei oder steuerpflichtig gekennzeichnet.
- Von Hand setzen, mit Protokoll. Stunden auf einen Wert setzen oder Urlaub ab einem Tag ändern – geht, aber nur über Aktionen, mit Datum, Grund und Eintrag im Verlauf. Im Konto steht danach rot, worauf gesetzt wurde.