Einkauf & Rechnungsfreigabe
Keine Zahlung, die niemand gesehen hat.
Eingangsrechnungen sind der Teil des Hauses, der am meisten Zettel verursacht: Lieferschein in der Küche, Rechnung im Postfach, Freigabe beim Chef, Zahlung in der Buchhaltung. Hier läuft das als ein Weg – und jeder Einkauf bleibt dem Abend zugeordnet, für den er gemacht wurde.
Vorab
Was dazugehört – und was extra kostet
Rechnungsfreigabe
Vom Postfach bis in die Zahlliste
Eine Rechnung kommt per Mail, wird erfasst, geprüft und freigegeben und steht am Ende unter „Zum zahlen“. Prüfen und Freigeben machen zwei verschiedene Personen.
Der Prozess
Der Weg einer Eingangsrechnung
Sieben Schritte, immer dieselben. Jeder sieht, wo eine Rechnung steht und wer sie als Nächster in der Hand hat. Daneben steht jeweils die Maske, in der der Schritt passiert.
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1 Eingang
Die Rechnung kommt an
Lieferanten schicken ihre Rechnung an eine Adresse des Hauses, etwa rechnung@…. observ8ter holt die Mails ab, sichert das PDF und liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge heraus.
Entschieden ist damit nichts. Die Mail steht im Postfach und bekommt zwei Knöpfe: Zu Rechnung oder Nicht valide. Papier und Bons kommen über dieselbe Liste herein – abfotografiert oder hochgeladen.
Der Eingang, wie er gerade aussieht – die letzte Mail ist keine Rechnung, sondern eine Rückfrage zum Liefertermin. -
2 Erfassen
Was in keiner Rechnung steht
Die Buchhaltung ergänzt, was der Lieferant nicht wissen kann: Gesellschaft, Kostenstelle, Zahlungstyp – und die Veranstaltung, für die eingekauft wurde.
Dabei liegt der Beleg daneben, nicht in einem zweiten Fenster. Was aus der Rechnung gelesen wurde, steht schon in den Feldern und muss nur bestätigt werden.
Links die Angaben, rechts der Beleg – dieselbe Seite, kein Hin und Her. -
3 Sachliche Prüfung
War das so bestellt?
Die Rechnung geht an die Person, die bestellt hat: Ist das geliefert worden, stimmen Menge und Preis? Sie hat genau zwei Möglichkeiten – abzeichnen oder zurückfragen.
Wer hier liegen lässt, hält die Zahlung auf. Deshalb erinnert der Betrieb zweimal täglich per Mail an alles, was offen ist – gesammelt in einer Mail, nicht einzeln.
Abzeichnen oder fragen – etwas Drittes gibt es nicht. -
4 Freigabe
Die Buchhaltung entscheidet
Erst danach wird freigegeben oder abgelehnt – und zwar von jemand anderem als dem, der bestellt hat. Die Knöpfe stehen bewusst neben dem Beleg: Man gibt frei, während man die Rechnung ansieht.
Der Weg ist eng geführt. Von „eingereicht“ direkt auf „bezahlt“ geht es nicht, denn das wäre eine Zahlung ohne Freigabe.
Freigeben oder ablehnen – mit dem Beleg daneben, nicht aus einer Liste heraus. -
5 Zahlbereit
Was offen ist, steht beieinander
Freigegeben heißt: in der Liste „Zum zahlen“, mit Betrag, Fälligkeit und Empfänger. Unten die Summe – das ist die Zahl, die ein Haus braucht, bevor es ans Bezahlen geht.
Teilzahlungen sind möglich; der Rest bleibt stehen, statt zu verschwinden. In der Liste steht dann der offene Rest und daneben der volle Betrag.
Sechs Posten, 14.397,90 € – bei Weinhandel Sieben steht der Rest nach einer Teilzahlung. -
6 Bezahlt
Und damit in den Zahlen
Bezahlt heißt: aus den offenen Posten verschwunden und in der Auswertung angekommen. Die Kosten liegen bei der Kostenstelle und beim Abend, für den eingekauft wurde.
Dieselben Beträge tragen später den Deckungsbeitrag einer Veranstaltung – ohne dass jemand Belege zusammensucht.
Welche Kostenstelle wie schwer wiegt – und wie viele Rechnungen dahinterstehen. -
7 Am Monatsende
Was die Buchhaltung ohnehin braucht
Zwei Listen fallen jeden Monat an: die Vorsteuer je Lieferant als Grundlage der Voranmeldung, und was Mitarbeitern aus eigener Tasche zu erstatten ist. Beides als Tabelle, in der man weiterrechnen kann.
Dazu die offenen Posten als PDF – zum Mitnehmen ins Gespräch mit der Bank oder dem Lieferanten.
Monat wählen, Tabelle holen. Die offenen Posten stehen mit Anzahl und Summe daneben.
Warum das trägt
Was dabei nicht passieren kann
Die Regeln stehen im Ablauf, nicht in einer Dienstanweisung am Pinnbrett.
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Keine Zahlung ohne Freigabe
Jeder Schritt hat seinen zulässigen nächsten. Überspringen geht nicht – auch nicht in Eile, auch nicht am Telefon.
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Zwei Augenpaare
Sachliche Prüfung im Haus und Freigabe in der Buchhaltung sind getrennt. Wer bestellt hat, zahlt nicht sich selbst aus.
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Nichts verschwindet
Abgelehnt bleibt abgelehnt und nachvollziehbar – mit Grund und Zeitpunkt. Gelöscht wird nicht.
Zuordnung
Jeder Einkauf hat einen Anlass
Das ist der Unterschied zwischen „wir haben 4.000 € Wareneinsatz“ und „der Abend hat 1.240 € Wareneinsatz gehabt“.
Ein Einkauf hängt am Lieferanten, am Beleg und – wenn er für eine Veranstaltung war – an der Veranstaltung. Genau daraus rechnet die Auswertung später den Deckungsbeitrag eines Abends, ohne dass jemand Belege zusammensucht.
- Lieferschein und Rechnung liegen am Einkauf, als PDF.
- Artikel mit Einkaufs- und Verkaufspreis – dieselben, die im Angebot stehen.
- Lieferantenstamm mit Konditionen, Kontakt und allen Belegen dieses Lieferanten.
- Kostenstellen, Firmen und Konten als gepflegte Listen statt freier Textfelder.
Dauerzahlungen
Miete, Leasing, Wartungsvertrag
Immer derselbe Betrag an denselben Empfänger: Dafür wird einmal eine Vorlage hinterlegt. Zu jeder Fälligkeit entsteht daraus eine Rechnung, die denselben Weg läuft wie jede andere – niemand tippt sie jeden Monat ab, und freigegeben wird sie trotzdem.
Für Gebühren, Beiträge und Erstattungen ohne Beleg gibt es die „sonstige Zahlung“: derselbe Weg, nur ohne Rechnung dahinter.
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Monatlich bis jährlich
Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich, mit festem Zahltag und optionaler Laufzeit.
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Nie zweimal dieselbe
Dieselbe Fälligkeit entsteht kein zweites Mal – auch nicht, wenn jemand zweimal auf „Jetzt erzeugen“ drückt.
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Meldet sich selbst
Was ansteht, erscheint in der Freigabeliste, statt im Kalender eines Einzelnen zu stehen.
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Stilllegen statt löschen
Ein beendeter Vertrag wird abgeschaltet und bleibt sichtbar. Was er in diesem Jahr gekostet hat, steht weiterhin in den Zahlen.
Im Alltag
Ein eigener Bereich, auch am Telefon
Die Rechnungsfreigabe ist umfangreich genug, dass sie im Hauptmenü alles andere verdecken würde. Deshalb schaltet sie die Leiste um: Wer darin arbeitet, sieht nur noch Übersicht, zu prüfen, zum Zahlen, Firmen, Kostenstellen und Konten.
Am Telefon ist es derselbe Bereich – eine Freigabe zwischen zwei Terminen braucht keinen Schreibtisch.
- Wer prüfen und wer freigeben darf, ist je Person festgelegt.
- Mail an die Buchhaltung, wenn etwas entschieden wurde.
- Übersicht über offene Posten mit Summe und Fälligkeit.
Lager
Bestand und Inventur
Was eingekauft wurde, steht irgendwo – am besten dort, wo man es sucht.
- Lagerorte mit Beständen, aufgebaut aus den Einkäufen.
- Inventur als Zählliste je Lagerort: zählen, erfassen, abschließen.
- Eine abgeschlossene Inventur bleibt nachvollziehbar – mit Datum und Zähler.
- 1
- Postfach für alle Rechnungen der Lieferanten
- 2
- getrennte Schritte: Prüfung und Freigabe
- 0
- Zahlungen ohne Freigabe